Pflicht zur Zeiterfassung – Was ändert sich für Arbeitgeber?

Bundesarbeitsgericht: Pflicht zur Zeiterfassung - Was ändert sich für Arbeitgeber?

Inhaltsverzeichnis

Was ändert sich 2022 bei der Arbeitszeiterfassung?

Vorrangig stritten die Parteien über die Frage, ob dem Betriebsrat ein durchsetzbares Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Arbeitszeitsystems zusteht. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat dies verneint und nebenbei Licht in eine hartnäckige Quelle der Unsicherheit für Unternehmen gebracht:

Müssen Arbeitgeber Arbeitszeitsysteme einführen bzw. vorhalten?  

In seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) hat das BAG die Frage eindeutig bejaht. Das Bundesarbeitsgericht sieht den Arbeitgeber ohne zeitlichen Aufschub verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer nachvollziehbar und prüfbar zu erfassen. Angestoßen hatte diese Klarstellung der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits mit seinem Urteil vom 14.05.2019 – Az. C-55/18, in welchem der EuGH festgelegt hat, dass Unternehmen in Spanien generell verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer leicht zugänglichen, objektiv und verlässlich zu erfassen.

Es gibt in diesem Zusammenhang jedoch noch Fragen, die weitere Überlegungen erfordern, um eine Einhaltung der neuen Pflichten zur Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten.

Wie muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit konkret erfassen?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die tatsächliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen – nämlich

  • Beginn der Arbeitszeit,
  • Ende der Arbeitszeit,
  • Dauer der Arbeitszeit,
  • Pausen und
  • etwaige Überstunden.

Allein die Erstellung eines Schicht- oder Dienstplanes genügt den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Arbeitszeiterfassung also nicht. Das BAG hat nämlich festgelegt, dass die Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer genau und effizient zu erfassen. Es muss eine zuverlässige Kontrolle durch die zuständigen Behörden gewährleistet sein. Der Arbeitgeber kann insoweit nicht einfach nur ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen, ohne sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer dieses auch tatsächlich nutzen. Dem Arbeitgeber obliegt es also:

  • Ein System der Arbeitszeiterfassung vorzuhalten und
  • die ordnungsgemäße Erfassung der Arbeitszeiten durch die Arbeitnehmer nachzuhalten.

Die Möglichkeit, die Aufzeichnung an die Arbeitnehmer zu delegieren, bleibt unberührt. Die entbindet den Arbeitgeber aber nicht gänzlich von seiner Verpflichtung, die Arbeitnehmer bei der Zeiterfassung angemessen zu überprüfen.

Muss der Arbeitgeber bestimmte Zeiterfassungssysteme nutzen?

Wenn es um die Art der Arbeitszeiterfassung geht, sind Unternehmen derzeit nicht durch gesetzliche Vorschriften eingeschränkt. Sie haben die Freiheit, ihr System nach Bedarf zu wählen und anzupassen. Die Zeiterfassung kann

  • elektronisch oder
  • manuell auf Papier erfolgen.

Die Art und Weise (elektronisch oder Papier) richtet sich nach der Art der Tätigkeit und den organisatorischen Anforderungen im Betrieb. Es bleibt abzuwarten, ob der Gesetzgeber hier tätig wird und zeitnah zusätzliche Klarheit in Bezug auf die Art und Weise der erfassten Zeiten schafft.

Arbeitszeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit?

Im Rahmen der „echten“ Vertrauensarbeitszeit können die Arbeitnehmer selbst bestimmen, wann sie ihre täglichen Aufgaben beginnen und beenden. Die Arbeitnehmer verfügen insoweit über eine größere Autonomie, ohne dass die gesetzlich zur Arbeitszeit geltenden Regelungen außer Kraft gesetzt werden. Die Arbeitsvertragsparteien müssen sich weiterhin uneingeschränkt an die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes halten:

  • zur Höchstarbeitszeit,
  • zu den Ruhepausen und
  • zum Verbot der Sonn- und Feiertagsarbeit halten.

Die Arbeitnehmer haben lediglich eine gewisse Freiheit bei der Festlegung ihrer Arbeitszeiten. Eine Möglichkeit, die auch nach der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) erhalten bleibt, freilich mit der Einschränkung, dass die Parteien nicht gänzlich auf die Dokumentation der Arbeitszeit verzichten dürfen. Die Arbeitnehmer müssen im Zusammenwirken mit dem Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre täglichen Arbeits- und Pausenzeiten sowie Überstunden dokumentiert werden. Dies ist nach dem Beschluss des BAG nicht mehr verhandelbar und gilt auch für andere Formen der flexiblen Arbeit, etwa die „Mobile Arbeit„.

Arbeitnehmer können sich nicht mehr darauf verlassen, dass es keine Aufzeichnungen gibt; sie müssen in der Lage sein, ihre genauen Arbeitszeiten nachzuweisen.

Welche Arbeitnehmer müssen die Arbeitszeit erfassen?

Grundsätzlich müssen für alle Arbeitnehmer die Arbeitszeiten erfasst werden, gleich ob:

  • geringfügig Beschäftigte
  • Teilzeitarbeitnehmer
  • Vollzeitarbeitnehmer
  • Aushilfen
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Gilt die Pflicht zur Zeiterfassung auch für leitende Angestellte?

Eine Ausnahme von dem Erfordernis der Zeiterfassung gilt voraussichtlich für leitende Angestellte, für welche bereits bisher das Arbeitszeitgesetz keine Anwendung findet, wobei allerdings zu beachten ist, dass es sich um „echte“ leitende Angestellte handeln muss. Auch wenn dies in der Praxis oft abweichend verstanden wird, ist nicht jeder Arbeitnehmer mit Leistungsaufgaben auch leitender Angestellter im genannten Sinne. „Echte“ leitende Angestellte sind Personen,

  • die in ihrem eigenen Verantwortungsbereich
  • typische Aufgaben eines Unternehmers wahrnehmen und
  • damit über große Entscheidungsfreiheiten verfügen.

Dies zeigt sich regelmäßig etwa darin, dass leitende Angestellte Arbeitnehmer einstellen und entlassen dürfen. Genannt seien hier etwa Betriebsleiter, Prokuristen mit bedeutenden Befugnissen etc.

Eine eindeutige Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts dahingehend, dass dieser Personenkreis von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen ist, existiert jedoch nicht. In dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) wurden leitende Angestellte nicht explizit thematisiert. Unter Verweis auf Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG spricht jedoch einiges dafür, die echten leitenden Angestellten auszunehmen, wobei die künftigen Urteile des Bundesarbeitsgerichts und des EuGH zum Thema Arbeitszeiterfassung abzuwarten bleiben.

Im Klartext bedeutet dies, dass für den weit überwiegenden Teil der Arbeitnehmer die Arbeitszeit zu erfassen ist, auch wenn diese Führungspositionen innehaben (z. B. Schichtführer, Abteilungsleiter etc.).

Welche Folgen haben Verstöße gegen das Gebot zur Zeiterfassung?

Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zeiterfassung hat keine unmittelbaren arbeitsrechtlichen Konsequenzen im Verhältnis zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer.

Obwohl Arbeitszeiten nach dem BAG grundsätzlich ab sofort erfasst werden müssen, gilt: kein Grund zur Panik! Hintergrund ist, dass ein Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz in diesem Sinne derzeit keine Ordnungswidrigkeit darstellt und dementsprechend auch nicht direkt mit einem Bußgeld geahndet wird. Bei einem festgestellten Verstoß müsste die zuständige Behörde zunächst eine konkrete Anordnung zur Erfassung der Arbeitszeit im betroffenen Unternehmen erlassen. Erst die Weigerung, sich an diese Anordnung zu halten, also weitere Verstöße, würden dann zur Verhängung einer Geldbuße führen.

Auch wenn panischer Aktionismus nicht angebracht ist: Arbeitgeber sind gut beraten, die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Zeiterfassung ernst zu nehmen und die eigenen Abläufe alsbald zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Es gilt, Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden und der „objektiv gesetzlichen Handlungspflicht“ als Arbeitgeber gerecht zu werden.

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Über den Autor:
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Giuseppe D'Antuono
Rechtsanwalt Giuseppe D’Antuono ist seit 2011 Fachanwalt für IT-Recht und seit 2012 Fachanwalt für Arbeitsrecht. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt im Arbeitsrecht (Kündigungen, Aufhebungsverträge etc.) und Sozialversicherungsbeitragsrecht (Scheinselbständigkeit, Gesellschafter-Geschäftsführer, Kommanditisten, Freelancer, Statusfeststellungsverfahren etc.) sowie in der Durchführung außergerichtlicher Schuldenbereinigungsverfahren.
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